【採用担当者必見！】人事によくある採用の悩み4選｜具体的な解決法も紹介

人事の仕事は、企業の経営資源といわれる「人・モノ・金・情報」のうち、最も重要な「人」に関わる部門です。近年、人材は「利益や価値を生むための資本」と考えられています。人事はこの資本となる人材を育成し、企業に貢献する集団を作り上げる役割を担っているのです。

このように、人事は経営に直結するだけに、責任感やプレッシャーが大きく、他の部門にはない難しさを感じる人は少なくありません。とくに、人材の確保に頭を悩ませている担当者は多いのではないでしょうか。今回は、人事の中でも最も悩みの多い、採用に関しての4つの悩みと解決方法を紹介します。最後まで読めば採用がうまくいく秘訣がわかり、自信が持てるようになるのでぜひ参考にしてみてください。

【採用の悩み①】母集団の形成ができない

採用担当者が抱える採用の悩みで、一番多いのは「母集団の形成」です。母集団の形成とは、面接するための応募者を集めることを指します。そもそも、面接を受けたい応募者がいなければ採用はできません。つまり「いかに応募者を集めるか」が人材確保の鍵を握っているのです。

企業は将来のビジョンに沿って計画的に採用活動を行います。そのためにも、予定人数を採用しなければビジョンを達成できません。しかし、なかなか思うように集まらないのが現状です。こうした母集団の形成が難しい理由には、以下の3つがあります。

原因1：応募が少ない

母集団の形成ができないのは応募が少ないからです。求人を出しても反応が薄いのには原因があります。中には「うちの会社は知名度がないからだ」とあきらめている人もいるでしょう。確かに、知名度があれば「あの企業だ」と思ってもらえます。しかし、知名度の高さだけで応募が集まるわけではありません。

応募が少ないのは、募集要項に問題がある可能性が高いです。たとえば、ターゲットが狭すぎたり、かなり条件が厳しかったりなどが挙げられます。「誰も知らないから仕方ない」とあきらめず、募集内容を見直してみましょう。

原因2：アピールポイントを表現できていない

多くの応募者を集めるためには、アピールポイントを掲載する必要があります。応募者の中には、企業の強みや特徴に着目して選ぶ人も多いからです。しかし、うまく表現できていなければ、応募者の目に留まる可能性は低いでしょう。また、担当者がアピールポイントを理解できておらず、表現できていないケースもあります。

アピールポイントは難しく考える必要はありません。たとえば、他の企業では経験できない自社ならではのやりがいや、身につくスキルなどをベースに考えてみましょう。こうした強みや特徴をアピールすれば他者との差別化ができます。

原因3：求人内容がターゲット層に刺さっていない

母集団の形成が難しいのは、求人内容がターゲット層に刺さっていない可能性があります。たとえば、新卒採用なのに退職金や厚生年金の充実を強調していたり、柔軟な働き方ができますと書いているのにフルタイムを前提にしていたりなどです。

このように、企業側が強調したいメリットとターゲットが求めるメリットに食い違いが生じているケースがあります。こうした求人内容では、ターゲットに刺さりません。したがって、応募してほしい人材が何を求めているのかを考えて掲載内容に落とし込みましょう。

【採用の悩み②】人物の見極めができない

採用担当者は、人選に悩むケースも多くあります。人事の最大の使命は、採用した人材を長期にわたって活躍できる人物に育てることです。しかし、この人なら間違いないと思って採用しても、すぐに辞めてしまうケースが少なくありません。政府の雇用動向調査「性、企業規模別入職・離職率」によると、2023年度の離職率は100人〜300人未満の中小企業で19％という結果が出ています。このように長く働いてもらえる人材の見極めができない悩みを抱えている担当者は多いです。詳しく理由を見ていきましょう。

原因：求める人材が明確になっていない

「どのような人材を採用すべきかわからない」と悩む担当者は少なくありません。とくに、採用面接に慣れていない担当者ほど悩んでいる人は多いです。この場合は、求める人材が明確になっていないことが考えられます。まず、自社の経営理念やビジョンに基づいて、求める人物像を具体化して採用基準を設定しましょう。

たとえば、現在活躍している社員の中で、会社が理想としている人材に近い社員の特徴を分析し、そこから採用基準を導き出してもよいでしょう。また、採用基準は経営に関わるので、人事部門だけでなく経営陣や各部門の責任者も交えて決定する必要があります。

原因：自分の面接スキルが不足している

求める人物像が明確になっていても、書類選考や面接での判断が難しいと感じる担当者も少なくありません。これは多くの場合、経験不足が原因です。このような人は上司に同席してもらい、面接方法を参考にしたり教わったりしながら経験を積みましょう。

その際に「自分はAさんは◯◯なので、良いと思いますがいかがでしょう」と、自分の判断が正しいかどうかを上司に確認し、アドバイスをもらうと身につきやすくなります。大切なのは、採用・不採用の理由を聞くことです。上司が判断した理由を確認することで見極めの判断基準が蓄積され、回数を重ねるごとに採用の精度は上がっていきます。

原因：主観が入ってしまう

採用面接は人が判断するため、第一印象や好みなどのバイアスが働いてしまうケースが少なくありません。たとえば、とても明るくて良い人だと感じたので採用したといった経験をお持ちの方もいるのではないでしょうか。このように、第一印象が良かったために、全てが良く見えてしまう現象を「ハロー効果」といいます。

ハロー効果が働くと、ミスマッチや優秀な人材の見逃しにつながります。こうしたバイアスを防ぐためには、複数で面接するのが効果的です。複数の目で見ると、それぞれの主観が他の面接官の意見によって相殺され、より客観的な評価に近づきます。また、自分だけでは見落としがちな側面も含めて多角的な判断が可能です。

【採用の悩み③】内定辞退される

人事担当者は採用だけではなく、採用後も悩みは尽きません。内定を出した応募者から辞退された経験のある人も多いでしょう。株式会社パーソル研究所が調べた調査によると、就活生が内定を辞退した企業数の平均は3.4社です。次に、内定辞退の主な原因と、それぞれの対策について見ていきましょう。（参照：株式会社パーソル総合研究所｜新卒者の内定辞退に関する定量調査）

原因：他の企業から内定が出た

内定を辞退されるのは、自社より志望度の高い企業から内定が出た場合がほとんどです。多くの就活生は「第一志望」や「滑り止め」といった考え方で就職活動を行っています。先ほどの株式会社パーソル研究所が調べた調査では、2社以上から内定をもらった応募者は65％です。したがって、自社が「滑り止め」として位置づけられていた場合、内定辞退される可能性は高いでしょう。

しかし、対策を行えば滑り止めから第一志望に気持ちが変化する可能性は十分あります。たとえば、学生との関係を構築しやすいインターンシップなどは効果的です。実際に仕事をしてもらったり、社長が直接声をかけたりして「ぜひ入社してほしい」という気持ちを表しましょう。

原因：面接の印象が良くなかった

面接は企業と学生が直接対話できる機会です。しかし、ここで悪い印象を与えてしまうと、内定辞退につながる可能性が高くなります。たとえば、面接官の態度が横柄だったり威圧的だったりすると、イメージダウンになるでしょう。

とくに、近年は口コミサイトへの書き込みなどもできるため、悪い評判はすぐに広がります。そうなれば、ますます応募者は減るでしょう。このような事態を避けるためには、面接マニュアルの作成や面接官の教育も必要でしょう。

原因：内定者フォローができていない

内定を出した後の対応次第で、気持ちが変わる可能性があります。とくに就活が終わった後は、自分の選択は正しかったのかと疑問を抱いたり、不安や焦りで落ち込んだりしやすくなる時期です。そのため、この時期にしっかりとフォローしないと、企業に対して不安を感じるかもしれません。とくに、長期間連絡がない場合、興味を失ってしまうケースは少なくありません。

こうした辞退を防ぐために、定期的なメールや電話、内定者同士のコミュニケーションをとる機会を作りましょう。また、不安を抱えていてもすぐに相談できるような環境を作り、小さな悩みでも話を聞いてあげると信頼感が高まります。できるだけ応募者と接する機会を増やしましょう。

【採用の悩み④】コストがかかりすぎる

年々、採用活動は難しくなってきており、採用にかかるコストの増加が課題となっている企業は少なくありません。そのため、上司から「コストがかかりすぎている」と言われ、頭を抱えている担当者も多いでしょう。コストが高くなってしまう主な原因と、その対策について詳しく見ていきましょう。

原因：多くの求人媒体を使っている

採用コストが高くなる原因のひとつに、複数の求人媒体を同時に利用していることが挙げられます。使用する媒体が増えるほどコストは増加します。このような悩みがある場合は、求人媒体を絞り込むことで、コストを抑えられます。

求人は一度に全ての媒体に掲載するのではなく、数ヶ月ごとに変更するのがおすすめです。また、求人媒体によって利用者も異なるので、より多くに見てもらえるメリットもあります。門戸が広がれば応募者も集まりやすくなるでしょう。

原因：SNSやWebを活用していない

従来型の採用方法を踏襲しているため、コストがかかっているケースもあります。たとえば、セミナーは会場を借りて一同に集めて開催したり、地方面接のためにわざわざ現地まで出向いたりなどです。この方法は直接、応募者と会って話せるメリットがある一方でコストがかかります。また、応募者側も会場までの交通費や移動時間がかかるデメリットがあり、参加しづらい人もいるでしょう。

こうした従来型の採用フローを見直し、Webセミナーや面接を導入すれば、間接コストが大きく下がります。さらに、履歴書はメールで提出してもらったり、連絡にはSNSを使ったりすれば効率化が図れます。

原因：効果を検証していない

採用活動の効果を検証していないことも、コスト高の原因となります。どの求人媒体や採用手法が最も効果的だったのかなどの細かい分析を行わないまま、次の採用活動に移ってしまうケースが少なくありません。その結果、費用対効果の少ない媒体に掲載し続け、不必要なコストが発生し続けてしまうのです。

無駄なコストをかけないためには、採用後の検証が欠かせません。結果をもとに、費用対効果の高い媒体だけに絞って利用するとよいでしょう。

まとめ

人事部門の仕事は経営に直結するため、その責任感やプレッシャーから悩んでいる人は少なくありません。中でも、計画通りの人材確保ができるかどうかは、組織の成長に大きく関係します。そのため、母集団の形成や人物の見極め、内定辞退、コスト管理といった採用プロセスは、多くの担当者にとって特に大きな悩みです。

解決方法として以下の対策があります。母集団を形成するためには、自社の求める人材像を明確にし、ターゲット層に響く魅力的な求人の作成が不可欠です。また、求人の際は費用対効果の高い媒体を選んで掲載することや、自社ホームページやSNSを活用すると採用コストを抑えられます。

さらに、採用後は内定辞退を防ぐために、応募者と定期的にコミュニケーションをとり、できるだけ接点を多くして不安や悩みを和らげる配慮が不可欠です。こうした対策を実施し採用の成功率を上げていけば、採用の悩みが解消され徐々に自信が持てるでしょう。